ANC인터내셔널

1.    전화벨이 3번 이상 울리기 전에 전화를 받고, 담당자가 부재중일 경우에도 3번 이상 울리기 전에 당겨 받자.

2.    전화 받기 : 감사합니다. ANC ○○팀 ○○○입니다.

3.    찾는 사람이 부재중일 경우

-          “○○○씨 지금 외출 중이신데, 급한 용건이라면 연락을 취해 볼까요?” 라고 물어 상대에게 성의를 표한다.

-          상대방이 메모를 남길 경우 “○○○씨가 돌아오시면 메모 전해드리겠습니다.”라고 말하고 연락할 방법을 알아 둔다.

4.    전화 돌려주기

-          사내에 걸려온 전화 중 다른 사람의 내선번호로 전화를 돌려줄 때에는 도중에 전화가 끊어지거나 통화중인 경우를 고려하여 반드시 돌리고자 하는 전화번호를 알려준 뒤 돌려주도록 한다.

“ ○○○씨 전화번호는 ○○○-○○○○번입니다. 지금 돌리겠습니다만 혹시 전화연결이 안되면 ○○○-○○○○번으로 다시 전화하시기 바랍니다. 돌려드리겠습니다.”

5.    통화 중에 상대를 기다리게 해야 할 경우

“ 죄송합니다만 ○○중인데 곧 다시 걸겠습니다.” 하고 다시 걸도록 한다.

반드시 상대의 연락처를 확인한다.

6.    전화가 도중에 끊겼을 경우 : 통화 도중에 전화가 끊어졌을 때는 건 쪽에서 다시 거는 게 원칙이지만 상대가 손님이나 상사일 경우에는 받은 쪽에서 먼저 전화를 거는 것이 좋은 인상을 준다.

7.    상대방의 전화 메시지는 6하 원칙에 준해서 정확히 받아라.

8.    전화 메시지는 최대한 신속히 담당자에게 전달하라.

9.    통화를 종료할 때 정중히 인사하고 상대가 끊은 후에 조용히 수화기를 놓아라.

->사내에서 통화를 종료할 경우 반드시 먼저 끊는 것이 아니라 윗상사가 끊는 것을 확인하고 수화기를 내려놓는다.